【インタビュー】明治大学様 WinActor®実証実験事例紹介

【インタビュー】明治大学様 WinActor®実証実験事例紹介

働き方改革への対応として、RPAツール「WinActor®」を使用した業務自動化の有用性について検証された明治大学様に、実証実験を行った経緯や取り組み内容についてインタビューさせていただきました。


 働き方改革への対応として、RPAツール「WinActor®」を使用した業務自動化の有用性について検証された明治大学様に、実証実験を行った経緯や取り組み内容についてインタビューさせていただきました。

※尚、インタビュー時は換気の良い部屋で、ソーシャルディスタンスを保ちながら取材させていただきました。

※インタビュアー:芝田 剛志(株式会社エデュース コンサルティング部)学校専門のコンサルタントとして経営改善、業務改革のプロジェクト等に従事。全国の学校に対してRPAを利用した業務改善を行っている。本実証実験では、対象業務のロボット作成支援を担当。

大学施設にて(左から 人事部人事課 平野 慎さん、人事部人事企画課 横溝 収さん)  
※撮影時のみ、マスクを外しております。

1.RPAによる業務自動化を検討し始めたきっかけ

横溝:働き方改革への対応がきっかけとなります。人事部として、本学職員の時間外労働をどのように削減していくか検討を進めてきました。その中で、当時から新聞や報道等で「RPA」という言葉を良く見聞きしており、他大学でもRPAを積極的に活用されているという事例も聞いておりましたので、一度RPAを使った実証実験をやってみたいと思ったところがスタートとなります。一方で、「RPAはすべてを解決する魔法のツール」のようなイメージもありましたので、「果たして本当にそうなのか?」、「課題の解決になるのか?」という思いも持ち合わせていました。ですが、本学ではどの部署もRPAを試していなかったので、人事部で実証実験を行い、RPAの有用性を判断することにしました。

画像:横溝さん 人事部人事企画課
RPAの検討経緯を語る横溝さん

2.RPAツールの選定とRPAに対するイメージ

横溝:実証実験という段階でしたので、他社製品は検討しませんでした。まずは、「RPAというツールを実際に触ってみたい。」という思いが一番でした。そのようなタイミングでエデュースからWinActor®をご提案いただきました。

平野:実際にRPAが動いている動画を交えてご紹介いただき、具体的なイメージが持てました。紙ではなくデータ化されていることが前提となる事例が多かったですが、本学でも適用できそうな業務がいくつかあり、率直に面白いなと感じました。

横溝:RPAはAIと並列して語られることが多いので、最初はもう少し高度な印象を持っていましたが、実際にお話を伺って、「かなりアナログ感が強いツールだな」という印象を受けました。ですが、逆にこのアナログ感こそがユーザーにとっての「使い易さ」や「理解し易さ」に繋がったのではないかと思います。

3.謝金伝票起票業務の自動化

平野:今回は、オムニバス授業(ある共通のテーマについて本学の教員と学外の講師が登壇する授業)で発生する、謝金の支払い業務を対象としました。各学部から取りまとめたExcelデータを人事部で加工・成形します。その後、成形したExcelを使用して財務会計システムに伝票起票する部分を、RPAで自動化しました。

芝田:伝票起票業務を選択されたのは、どのような理由ですか?

平野:交通費の精算業務なども検討しましたが、①単純で繰り返しの多い業務であること、②多くの時間をかけている業務であること、の2点を鑑みて、謝金の支払いに関する伝票起票業務が適切だと判断しました。加えて、伝票起票業務は人事部だけではなく他部署でも行っている業務ですので、今後の学内展開を図っていく時にも、人事部で作成したロボットを流用することで、すぐに他部署でもRPAを適用できて、効果が得られるという狙いもありました。

芝田:各学部からExcelデータで情報が送られてくるのですね。他大学では紙で運用されているケースが多いように思いますが、データ化できたきっかけを教えてください。

平野:本学でも長らく紙運用を基本としていました(現在も紙運用は一部残っている)。2019年に現在の「オムニバス授業」という名称に変更しましたが、そのタイミングでデータ化しました。また、「書面主義、押印原則、対面主義の見直し」という意識が学内に醸成されてきている事もあると思います。

横溝:押印廃止についてはコロナ禍で大きく変わりました。例えば、これまで人事部では、評価や異動に関する書類に押印を求めていましたが、コロナ禍を契機に「押印廃止」に変更しました。こうした取り組みを「人事が率先してやっていく」ことに、意味があると考えています。

平野:今回のRPAを活用した業務自動化についても、働き方改革の一環として先進的な取り組みを人事が率先してやったことに意味があったと考えています。

4.実証実験の結果

芝田:実際にRPAによる伝票登録処理の自動化を体感いただきましたが、当初期待していた成果は出たでしょうか?

平野:正直なところ、かなり良い結果となりました。業務負担が軽減され大変助かりました。平均すると月100件くらいの伝票起票があり、1件の伝票に5分程度時間をかけていました(データチェック含む)。5分×100件=500分ですので、1日がかりで登録処理をしていました。それがRPAだと45分で完了しました。この45分に対しても基本はボタンを押した後は放置しておけば良いので、別の業務対応をしたり新しい取り組みを考えたりなど、時間を有効に使うことができました。

画像:平野さん 人事部人事課
RPAに業務を任せることで、時間を有効活用できるようになった、と平野さん

芝田:そうですね。RPAに任せることにより、単純に登録作業が速くなっただけでなく、そこで生み出された時間に何ができるかが重要ですね。具体的にこれまで出来なかったことで出来たことはありますか?

平野:手のかかる他の業務に時間を割けたのはもちろんですが、細かな点で言うと、ミーティングがより多くできるようになったり、昼休憩が十分にとれるようになりました。RPAが稼働していてもその場にいなくても良いのはすごく助かりますね。

芝田:RPAのコストパフォーマンスについてどう考えられていますか?単純に削減された時間を人件費に換算して導入可否を決める学校も多くあります。

横溝:現時点で定量的に評価することは難しいと思います。RPAに業務を任せることで時間が削減された(時間が捻出される)ことは当然ですが、加えて仕事に対するモチベーションが向上するという観点も大事です。以前、私も伝票起票業務を担当していたのでよく分かりますが、同じ作業の繰り返しというのはとても大変で、仕事に対するモチベーションが上がりづらいです。どの組織もそうですが、比較的若い世代の職員にルーティン作業が回りがちです。若手職員は将来のキャリアを含めて、熱い想いを根っこに持っているのに、現実はルーティン作業中心の仕事が多いことで、モチベーションが下がってしまうこともあると思います。そういう意味でもRPAにルーティン作業を任せて、若手職員にも積極的に企画業務にチャレンジさせるなど、業務分担上の配慮が可能になると思います。

芝田:たしかに、単純作業が続くとモチベーションが上がりづらいですね。

平野:今回の伝票登録業務がいつの時間帯に行われているかも自動化業務を選ぶ際に考慮しました。朝から伝票登録だとゲンナリしてしまいます。疲労が溜まり他の業務への切り替えが難しく、頭を使って考える仕事の気力が湧かないこともありました。

横溝:実証実験をやった本人が成果を感じた通り、この業務はRPAでよかったということが言えます。そうなると専任職員が必ずしも自ら手を動かしてやらなくてよかった業務という事になります。今回は支払いプロセスの一部をRPAで試しましたが、必ずしもRPAだけが答えではないと思います。時にはアウトソーシングも選択肢になり得ると思いますので、業務の特性に応じ取捨選択が必要です。今後、RPAの検討・導入、学内展開を進めていこうと考えていますが、まずは業務の棚卸しを通じ、そもそも不要な業務はスクラップした後で、必要な業務を誰がやるのかを考えていく必要があると思います。

芝田:たしかに色々な選択肢がありますね。学内議論はどの程度進んでいますか?

横溝:具体的な議論はこれからです。人事部では10年、20年先を見据え職員の働き方はどうあるべきか議論を始めています。将来の事務職員数をシミュレーションしながら、どういう手段(専任職員、非専任職員、アウトソーシング、RPAなど)を活用していくのか。今の職員規模を永続的に維持することは難しいからこそ、専任職員が本来すべき業務を明確にすることがとても重要だと考えています。

5.今後自動化していきたい業務

平野:今回の謝金の伝票起票業務に関する部分の、伝票を起票する前の業務を自動化したいと考えています。例えば、支払いを学内・学外で分ける部分や、規定で定められている資格ごとの金額設定を自動化できると、謝金の支払い業務がさらに効率化できると思います。そのためには、各学部から提供されるExcelデータの見直し(データの標準化、項目の追加など)が必要となります。

芝田:伝票起票以外の業務では何かありますか?

平野:先程も申し上げた交通費精算業務の自動化に取り組みたいです。将来的にはシステムを導入して電子申請にすべきですが、現在は、教員も含めた全員分の旅費・交通費の精算が紙で回ってくるので、担当者が目検しています。内部規定上、経済的なルートを確認する必要がありますが、駿河台キャンパスは最寄り駅が3駅(御茶ノ水駅、新御茶ノ水駅、神保町駅)あるため、経路検索サイトに手入力して最も経済的なルートを確認しています。紙ではなくデータ化されていれば、経路検索の自動化が可能になると思います。本来はシステムを導入したいところではありますが、導入コスト(カスタマイズを含む)が高額になることや導入までの期間が長くなってしまいますので、第一段階として、現在人の手で行っている部分をRPAで自動化する方が、費用対効果が高いと考えています。

様々な業務を自動化して業務効率化を推進していきたい、と平野さん

6.実証実験を行った感想

平野:エデュースと一緒に実証実験を行うことができて、とても良かったです。学校から生まれた会社(明治大学様も株主校のうちの1校です)ということもあり、学校業務への理解が非常に早かったと感じています。学校は民間企業とは異なり学校特有な業務がたくさんありますが、業務内容を詳細に説明しなくてもすぐに把握いただけたのは助かりました。また、大学業界の実情も理解し他校事例も豊富に蓄積されているため、非常に心強く本当に助かりました。


明治大学プロフィール

『権利自由』『独立自治』を建学の基本理念として、「質実剛健」「新しい知の創造」「時代の要請」に応える人材の育成に努めています。駿河台キャンパス・和泉キャンパス・生田キャンパスの3キャンパスに加え、2013年に中野キャンパスが誕生しました。近年は『「個」を強くする大学』のスローガンを掲げ、21世紀を担う日本一の都心型大学として世界に向けてさらなる飛躍を目指しています。

この記事のライター

株式会社エデュース コンサルティング部
学校専門のコンサルタントとして経営改善、業務改革のプロジェクト等に従事。
全国の学校に対してRPAを利用した業務改善を行っている。

最新の投稿




【インタビュー】新潟大学様 WinActor®導入事例紹介

【インタビュー】新潟大学様 WinActor®導入事例紹介

業務の効率化を目指し、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)ツール「WinActor®」を導入、現在全学的な活用に向けて取り組まれている新潟大学様に、これまでの経緯と今後の展望についてインタビューをさせていただきました。