100人超の教員の勤務状況を自動集計

100人超の教員の勤務状況を自動集計


事例概要

勤怠システムとRPA、どちらが導入しやすいか?

 国立A大学では、教員の勤怠管理に大きな負担を感じており対応を検討していた。勤怠管理システムを導入することも考えていたが、導入にかかるコスト、パッケージベンダー選定、機能確認、運用コストなど様々な点から検討する必要があり、断念せざるを得なかった。

 同大学では、新たな選択しとしてRPAでの自動化を検討した。導入にかかる費用がシステム導入に比べて安価かつ、導入するまでの期間が圧倒的に短いことが利点と感じた。また、学内の運用ルールが確定しない段階からでも導入でき、容易に変更できることからリスクが小さい点でも、RPAが適していると判断された。

2ヶ月のトライアルで効果を実感

 実施の導入にあたっては、まずは2ヶ月間の有償トライアルを実施することとした。トライアルに先立ち外部の研修講師を招いて学内でRPA操作研修会を行ない、RPAツールの使い方をいちから学んだ。その後、自動化対象業務である「勤務状況集計業務」の流れをフロー図にして可視化した。

 自動化にあたり業務プロセスを変更することも検討されたが、他部署との調整などが難航することが予想されたため、まずは業務プロセスを変更せずに、人間が行っている流れをそのままシナリオ化した。(下記の図を参照)

自動化による効果

1人あたりの処理時間が50%削減

 1件の処理プロセスを記述すると、「①各教員が入力したExcelを開く」⇒「②月合計時間をコピーする」⇒「③Excel集計表に貼り付ける」⇒「④①のExcelをPDF化する」⇒「⑤処理済みのフォルダにファイルを移動する」となる。これを人間が実施すると1人あたり30秒程度かかる。一方同じ作業をRPAで実施すると15秒に短縮され、処理時間が50%削減されることが分かった。

今後は対象学部を拡大し全学展開へ

この記事のライター

株式会社エデュース コンサルティング部
学校専門のコンサルタントとして経営改善、業務改革のプロジェクト等に従事。
全国の学校に対してRPAを利用した業務改善を行っている。

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