100人超の教員の勤務状況を自動集計業務自動化

事例概要

■勤怠システムとＲＰＡ、どちらが導入しやすいか？

　国立Ａ大学では、教員の勤怠管理に大きな負担を感じており対応を検討していた。勤怠管理システムを導入することも考えていたが、導入にかかるコスト、パッケージベンダー選定、機能確認、運用コストなど様々な点から検討する必要があり、断念せざるを得なかった。

　同大学では、新たな選択しとしてＲＰＡでの自動化を検討した。導入にかかる費用がシステム導入に比べて安価かつ、導入するまでの期間が圧倒的に短いことが利点と感じた。また、学内の運用ルールが確定しない段階からでも導入でき、容易に変更できることからリスクが小さい点でも、ＲＰＡが適していると判断された。

■２ヶ月のトライアルで効果を実感

　実施の導入にあたっては、まずは２ヶ月間の有償トライアルを実施することとした。トライアルに先立ち外部の研修講師を招いて学内でＲＰＡ操作研修会を行ない、ＲＰＡツールの使い方をいちから学んだ。その後、自動化対象業務である「勤務状況集計業務」の流れをフロー図にして可視化した。

　自動化にあたり業務プロセスを変更することも検討されたが、他部署との調整などが難航することが予想されたため、まずは業務プロセスを変更せずに、人間が行っている流れをそのままシナリオ化した。（下記の図を参照）

自動化による効果

■１人あたりの処理時間が50%削減

　１件の処理プロセスを記述すると、「①各教員が入力したExcelを開く」⇒「②月合計時間をコピーする」⇒「③Excel集計表に貼り付ける」⇒「④①のExcelをPDF化する」⇒「⑤処理済みのフォルダにファイルを移動する」となる。これを人間が実施すると１人あたり30秒程度かかる。一方同じ作業をＲＰＡで実施すると15秒に短縮され、処理時間が50%削減されることが分かった。