科研費の分担金配分業務

科研費の分担金配分業務


学校プロフィール

甲信越圏、国立大学、総合大学、学生数約10,000人

業務内容

科学研究費助成事業における分担金配分申請書を学内、学外の関係者に送付(学内:学内便、学外:郵送)する。必要事項を記入し返送された申請書の内容を確認し、Excel台帳に転記し財務会計システムに登録する。

業務タイプ

アプリ操作
転記・登録
データチェック

実施頻度

年1回
繁忙期である5月~6月に学内:400通、学外:300通ほど申請書の送付・受け取りがある

業務上の問題点

現在は紙ベースでハンコも必要とする運用をしているため、申請書の印刷、封入、ラベル貼り、発送など手間がかかっている。また、分担金の金額記載誤りやハンコが無い、表記文字のユレがあるの場合があるため、紙とデータの突合などのチェック作業にも時間を要している。

自動化で期待される効果

自動化にあたり紙+ハンコの運用を見直し、Excelデータのメール運用に変更する。データでのやりとりを行うことで、申請書発送における手間を削減できる。また、Excelの申請書をプレ入力した状態で送付することで、入力項目を最小限にでき、教員の負担軽減とミス削減も期待できる。
Excel申請書のプレ入力、メール送付、返送された申請書(メール)開封、簡易チェック、台帳への転記までを自動化することで、業務担当者はイレギュラーケース(紙の申請書が返送された場合など)のみ対応することが可能となる。

この記事のライター

株式会社エデュース コンサルティング部
学校専門のコンサルタントとして経営改善、業務改革のプロジェクト等に従事。
全国の学校に対してRPAを利用した業務改善を行っている。

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