通勤手当の算出から帳簿への転記

通勤手当の算出から帳簿への転記


学校プロフィール

甲信越圏、国立大学、総合大学、学生数約10,000人

業務内容

教職員から紙ベースで提出された通勤手当の経路や金額を1件ずつ「Yahoo!路線検索」などを用いて調べ、申請内容が正しいかを確認をしている。確認後、帳簿へ転記し、紙で出力して学内承認を取っている。

業務タイプ

情報収集
転記・登録

実施頻度

毎月

業務上の問題点

毎月60件程だが、4月、5月は合わせて500件以上を処理しなければならず、繁忙期と重なる作業なので業務量的にも心理的にも困っている。1件の処理(申請内容確認、Web検索、検索結果の精査、帳簿への転記)におよそ10分ほどかかっており、年間にすると1,100件あるので、約11,000分(約180時間)かかっている。

自動化で期待される効果

教職員からの申請はExcelを用いて、学内サーバの然るべき場所に格納してもらい、ロボットが自動で1件ずつExcelを開いて「Yahoo!路線検索」を実行する。検索結果を取得して申請内容を比較して、差異があれば要確認のフラグを立てる。そのフラグが立ったものだけ人間が確認をする。ひと通り確認が終わった後はロボットがまとめて帳簿に転記するようにする。
こうすることで人間が本当に必要な部分のみの確認をすればよくなり、その他はロボットが正確かつスピーディーに処理をしてくれるようになる。人間は要確認の事案だけの確認になるため、年間で180時間かかっていたところが劇的に抑えることが期待される(2020年7月時点、シナリオ構築中)。

この記事のライター

株式会社エデュース コンサルティング部
学校専門のコンサルタントとして経営改善、業務改革のプロジェクト等に従事。
全国の学校に対してRPAを利用した業務改善を行っている。

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