労働条件通知書及び辞令等の作成

労働条件通知書及び辞令等の作成


学校プロフィール

甲信越圏、国立大学、総合大学、学生数約10,000人

業務内容

特任教員や非常勤職員の労働条件通知書及び辞令等を作成するにあたり、所掌部局事務から紙で回ってきた内容を人事課にて内容チェックをした上で、Excelに入力をしてリスト化をする。リスト化したものを4つのシフトパターン(フルタイム、パートなど)に分けた上で、差し込み印刷をするためにWordデータに個々で手入力をして印刷処理をしている。その後、人事システムへのデータ登録を手入力している。

業務タイプ

転記・登録
データチェック
データ集計

実施頻度

毎年
3月頃に250件ほど発生

業務上の問題点

データの二重入力や転記・登録作業など、業務繁忙期に1件あたり20分ほどかかる処理が800件(特任教員200件、非常勤職員600件)程度まとめて発生するため、業務負荷が著しく高くなってしまう。

自動化で期待される効果

まず、所掌部局事務からの申請書類を紙からExcelシートに業務変更する。回ってきた個々のExcelデータをロボットがひとつのリストに纏める。リストの中からシフトパターン毎にデータ抽出し、それらを差し込み印刷用の然るべきWordに差し込む。紙ベースの情報をExcel、Wordへの二重入力する必要がなくなり、転記ミスもなくせる。
さらには人事システムへのデータ登録もロボットにさせることができる。人間は内容に不備がないかの確認だけで済むため、3月の繁忙期におよそ16,000分(約260時間)かかっていたところを劇的に抑えられることが期待される(2020年中シナリオ作成予定)

この記事のライター

株式会社エデュース コンサルティング部
学校専門のコンサルタントとして経営改善、業務改革のプロジェクト等に従事。
全国の学校に対してRPAを利用した業務改善を行っている。

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