事例概要
■人手が足りなくて出来なかった業務を自動化
都内にあるＤ大学では、職員の通勤経路および定期代のチェック業務に課題があった。定期代は鉄道事業者の料金改定や消費税の増税などによって金額が変更となる場合があり、定期的に確認することが望ましい。同大学においてもそのような認識はあったものの、職員数が500名を超え業務を担当する人事課員の業務負担が大きいことからチェック業務が実施できていなかった。
今回、代理店の協力のもとＲＰＡツールを使ってチェック業務の自動化を実施した。あらかじめExcelでリスト化されていた教員500名分の通勤経路情報を使用して、インターネットの経路検索サイトに情報を入力し、最安値と表示されたルートの定期代金を取得するフローを構築した。
自動化による効果
■人間が実施した場合と比べて50％の時間で完了
ＲＰＡで実施した場合の時間は10人当たり約4分となった。人間が実施した場合は約8分であったため、50％の時間でチェックが完了した。実際は約500名のチェックとなるため、単純計算すると13時間以上の削減効果が見込めることが判明した。
同大学では、最安値のルートを基本としつつも、場合によって「通勤時間が早い経路」や「乗換回数が少ない経路」なども認めているため、最終的には人事課で妥当性を判断することになるが、ＲＰＡによる自動チェックによって業務負荷が軽減されることは間違いないと考えられる。
株式会社エデュース コンサルティング部
学校専門のコンサルタントとして経営改善、業務改革のプロジェクト等に従事。
全国の学校に対してRPAを利用した業務改善を行っている。